TUGAS 01B, MEREVIEW BLOG ERP MAHASISWA SEBELUMNYA

Berikut Blog yang saya jadikan  review :

1.  http://dorami-uperp20132.blogspot.com/search?updated-min=2014-01-01T00:00:00-08:00&updated-max=2015-01-01T00:00:00-08:00&max-results=6

2.       http://ikkiphoenix-uperp20141.blogspot.com

3.       http://yamcha-uperp20141.blogspot.com

4.       http://ehsan-uperp20132.blogspot.com/

5.       http://ishizaki-uperp20141.blogspot.com/

                                                                                   

Dari ke-5 blog tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa yang akan dibuat dan dipelajari pada mata

kuliah ERP adalah :

a.  Membuat Gmail dan Blog dengan nama tokoh kartun. Contoh doraemon.uperp10@gmail.com dan doraemon-uperp10.blogspot.com

b.      Mereview beberapa Blog Mahasiswa tahun sebelumnya.

c.       Membuat Business Process dengan Menggunakan Bizargi, yaitu sejenis Microsoft Visio.

d.      Menginstalasi dan menggunakan aplikasi OpenERP yaitu Odoo.

e.      Membuat Perusahaan Industri dimana satu perusahaan terdiri dari beberapa orang. Ini merupakan tugas Kelompok dan kelompok dibentuk oleh Bapak Agung selaku dosen ERP.

f.        Membuat Charts of Account (CoA) Perusahaan.

g.       Membuat Siklus Perusahaan dari perusahhan yang telah dibuat.

h.      Membuat transaksi pembelian dan penjualan (Purchase Order, Sales Order, Quotation).

Hal penting dari Review Blog tersebut adalah :

A.    Enterprise Resource Planning (ERP)

Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sebuah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahaan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomatisasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi pada sebuah perusahaan.

Keuntungan dari implementasi ERP antara lain :

1.       Integrasi data keuangan untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik.

2.     Standarisasi Proses Operasi untuk menstandarkan proses  operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan  produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk.

3.     Standarisasi Data dan Informasi  untuk menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yang berbeda-beda.

Kerugian yang mungkin terjadi ketika salah menerapkan ERP antara lain :

1.  Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya.

2.  Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran.

3.  Karyawan tidak siap untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru.

4.  Persiapan implementation tidak dilakukan dengan baik.

5.  Berkurangnya fleksibilitas sistem setelah menerapkan ERP

B.    Charts of Account (CoA)

Chart of Accounts atau yang di dalam bahasa Indonesia disebut Bagan Akun, adalah satu daftar rangkaian akun-akun yang sudah dibuat atau disusun secara sistematis dan teratur dengan menggunakan simbol-simbol huruf, angka, atau paduan antara keduanya yang bermanfaat untuk membantu pemrosesan data, baik secara manual maupun terkomputerisasi, agar lebih mudah diproses, dikontrol, dan dilaporkan.

Sebagian besar orang atau pengguna bagan akun tetap menyebutnya dengan istilah Chart of Account. Atau kadang-kadang disingkat dengan istilah: CoA. Di dalam kegiatan sehari-hari, Chart of Account malah lebih sering disebut sebagai kode akun, dan bukan bagan akun. Padahal padanan kata yang tepat untuk kode akun adalah account code, dan bukan chart of account.

Definisi chart of account (bagan akun) dapat disebut sebagai daftar yang terjadi dari serangkaian kode-kode yang telah diatur dan disusun dalam struktur akun tertentu, secara sistematis. Termasuk di dalamnya adalah unsur-unsur seperti kode akun (account code) dan nama akun (accounts name). Kode akun dan nama akun inilah yang digunakan organisasi untuk mengelompokan, mencatat, melaporkan, dan mengontrol transaksi-transaksinya dengan cara sistematis.

Kode akun adalah rangkaian yang dapat berupa susunan angka (numerik) atau huruf (alphabet) atau paduan antara angka dan huruf (alfanumerik) yang sangat sistematis, mudah dipahami, fleksibel, dan juga memiliki sifat khas (khusus) untuk setiap akun yang diwakilinya. Di dalam sebuah sistem atau struktur akun, tidak boleh ada kode yang sama yang digunakan untuk mewakili akun yang berbeda.

Nama akun adalah istilah atau sebutan yang digunakan untuk mengidentifikasikan suatu akun yang digunakan di dalam transaksi-transaksi akuntansi.

Nama-nama akun ini secara baku telah di kelompokkan dan diatur secara jelas. Meskipun demikian, penamaan dimasing-masing perusahaan bisa saja berbeda.

Macam-macam kode akun :

1. Angka
Angka merupakan simbol yang paling handal dan paling banyak digunakan dalam membuat kode akun dan kode lainnya di dalam bagan akun. Fleksibilitas di dalam sebuah angka terbukti jauh melebihi simbol huruf, meskipun pada situasi tertentu huruf juga bisa menjadi jauh lebih efektif dibandingkan dengan angka.
Contoh
100 000   Kas
100 100   Kas Besar
100 200   Kas Kecil
200 000   Bank
300 000   Persediaan
400 000   Piutang
400 100   Piutang Dagang
400 200   Piutang Lain-lain
dan seterusnya

2. Huruf
Huruf merupakan simbol yang jauh lebih berciri khas jika dibandingkan dengan simbol angka. Namun seperti telah disebutkan, fleksibilitasnya jauh lebih rendah dibandingkan dengan simbol angka.

Penggunaan simbol huruf sebagai kode akun sangat jarang dilakukan. Simbol huruf biasanya lebih banyak digunakan untuk kode nama perusahaan, kode nama pelanggan, kode nama pemasok, kode nama bank, kode wilayah atau kode daerah.

Hal yang menarik dalam pembuatan kode-kode dengan huruf adalah tidak ada ikatan sistematika tertentu yang harus selalu diikuti, melainkan kepantasan dan juga kemungkinan adanya tumpang-tindih dengan singkatan dari kota, wilayah lainnya.

Contoh Kode Nama Kota

JKT  Jakarta
SBY  Surabaya
MDN  Medan

Contoh Kode Saham
SMCB  PT. Semen Cibinong, Tbk
TSPC  PT. Tempo Scan Pacific, Tbk

3. Paduan Angka dan Huruf
Paduan angka dan huruf digunakan untuk memadukan kekhasan yang dimiliki simbol huruf dan fleksibilitas dari simbol angka. Paduan semacam ini seringkali digunakan dengan cara menempatkan simbol huruf di depan simbol angka, hal ini terjadi apabila misalnya simbol huruf telah digunakan sebagai kode dari nama perusahaan, nama pelanggan, nama pemasok, nama bank, wilayah atau daerah, tetapi masih dibutuhkan pembagian atau pengelompokan lanjutan yang lebih jelas. Namun, ada juga yang menempatkan simbol huruf di bagian tengah atau di belakang simbol angka atau ada juga yang menempatkan diberbagai posisi (depan, tengah, dan belakang) yang paling lazim adalah contoh pada nomor polisi kendaraan bermotor (mobil dan motor).
Contoh Kode Nomor Polisi Kendaraan Bermotor di Jakarta
B234AC
B42MG
B54M

Contoh Kode Wilayah Penjualan Jakarta
JKT 00   Jakarta
JKT 01   Jakarta Wilayah 1
JKT 02   Jakarta Wilayah 2

Manfaat Pembuatan Kode Akun

Meningkatkan efisiensi pencatatan atau membuat catatan operasional, akuntansi dan keuangan menjadi lebih ringkas dan sistematis. Efisiensi pencatatan juga terlihat pada sistematika catatan yang menjadi jauh lebih rapi dan teratur dengan menggunakan kode akun dibandingkan dengan tanpa kode akun.

Meningkatkan control pencatatan, kode akun menjadi identitas transaksi atau kejadian yang mudah dilihat dan diingat oleh para pengguna. Dengan demikian, catatan-catatan menjadi lebih mudah dikontrol, dibandingkan, dan dianalisis, baik untuk tujuan menilai absah atau tidaknya suatu catatan, maupun untuk menilai informasi dalam rangka pengambilan keputusan pengguna informasi yang bersangkutan.

Mempermudah perbaikan atau penyesuaian, maksudnya yaitu tindakan-tindakan melakukan penyesuaian (adjustment) terhadap catatan-catatan yang mengalami perubahan karena kejadian atau transaksi tambahan ataupun karena kesalahan yang dilakukan oleh para pengguna.

1.    Mempermudah pemrosesan atas hasil-hasil catatan, dengan kode akun yang efektif, maka seluruh pemrosesan data atau hasil-hasil catatan akan dapat dilakukan dengan mudah dan jauh lebih terkontrol.

2.    Mempermudah penyusunan laporan, kode akun yang baik menjadi modal bagi pembuatan laporan-laporan yang baik, dan ini artinya memberikan dasar bagi pengambilan keputusan.

3.    Mempermudah pembaca laporan dari berbagai pihak untuk pengambilan keputusan.

Selain manfaat yang telah disebutkan diatas, keberadaan kode akun di dalam struktur pemrosesan suatu sistem juga akan mempermudah pelaksana pemrosesan, karena rata-rata dari mereka lebih hafal dengan kode akunnya dari pada nama akunnya.

Sumber literasi : Pengertian Chart of Account

Sistematika kode disusun dengan tujuan untuk :

·         Memenuhi kebutuhan laporan keuangan Lembaga (PSAK 45).

·     Memenuhi kebutuhan laporan keuangan ke Lembaga Donor.

·     Memberikan informasi kepada manajemen tentang surplus/defisit program budget versus actual, margin lembaga dll

Untuk memenuhi kebutuhan format pelaporan sesuai standar PSAK 45 dan mengakomodir kebutuhan klasifikasi kegiatan dan Lembaga Donor nya, contoh sistematika kode akun adalah sebagai berikut:

C.     Business Process

Definisi

Business Process adalah sebuah kumpulan dari beberapa pekerjaan yang saling berkaitan satu sama lain, dimana tugas tersebut merupakan respon dari kegiatan untuk mencapai suatu tujuan yang diinginkan pelaku proses tersebut.

Perbedaan Business Process dengan Business Function

Seringkali orang salah mengira antara Business process dengan Business Function. Padahal pada dasarnya Business process adalah proses yang memiliki sebuah fungsi, didalamnya terdapat beberapa business function.

Suatu business process memerlukan beberapa bagian untuk menjalankan pekerjaan didalam proses tersebut. Bagian itu terdiri dari beberapa business function yang memiliki suatu keahlian khusus dibidangnya, misalnya adalah pekerjaan melayani customer, maka business functionnya adalah departemen sales atau departemen customer service. Contoh business function lainnya adalah departemen manufaktur, departemen HRD, dan departemen keuangan.

Identifikasi Business Process Reengineering

Setelah mengetahui definisi business process, kita perlu mengetahui apakah suatu business process tersebut perlu diperbaiki atau masih layak untuk dipertahankan. Terdapat beberapa cara ntuk dapat mengidentifikasi masalah tersebut antara lain :

·         Process Evaluation

Setelah business process dilakukan maka evaluasi harus dilaksanakan. Dari hasil evaluasi tersebut kita dapat melihat apakah business process tersebut berjalan dengan baik dalam mencapai tujuan utama atau tidak. Jika tidak, maka process tersebut perlu dilakukan perbaikan.

·         Value vs Need to Reorganise

Lalu bagaimana mengidentifikasi process apa saja yang perlu diperbaiki? Maka kita harus membandingkan nilai dan keperluan dari process yang ada. Jika nilai dari proses tersebut tinggi sementara keperluan diperbaikinya rendah maka proses tersebut tidak perlu diperbaiki tetapi akan menjadi suatu proses yang tingkat prioritasnya rendah.

·         Dysfunction, Importance, and Feasibility

Cara lain untuk melihat suatu proses perlu perbaikan atau tidak adalah dengan cara memeriksa proses tersebut apakah proses tersebut berfungsi baik? Apakah proses tersebut penting dan feasible?

·         Davenport’s Steps

Davenport mengemukakan beberapa cara untuk melakukan evaluasi terhadap business process.

Ø  Mendaftarkan proses penting dalam organisasi tersebut.

Ø  Tentukan lingkup yang jelas bagi setiap proses (pekerjaan) dalam organisasi tersebut.

Ø  Bangun strategi yang cocok bagi setiap proses tersebut.

Ø  Analisis setiap process dan pilih keputusan yang tepat agar proses tersebut terus berjalan dengan baik.

Ø  Tentukan dan pilih proses yang memiliki kualitas yang baik dan pertahankan.

·         Competitive Advantage

Bandingkan business process yang ada dengan business process yang dimiliki competitors. Hal ini juga merupakan benchmarking dengan business process lainnya sehingga dapat melihat apakah proses yang kita lakukan masih sesuai dengan tujuan yang akan dicapai.

·         Goals

      Cara lain untuk mengidentifikasi apakah suatu business process perlu diperbaiki atau tidak adalah dengan cara mengidentifikasi tujuan awalnya. Apakah tujuan awal masih akan sesuai dengan tujuan organisasi tersebut? Jika tidak maka business process tersebut harus diperbaiki agar sesuai dengan tujuan organisasinya.