Dalam bisnis perhotelan masa kini, Sistem Transakasi dan Pembayaran tidak lagi menggunakan Cashier Register karena tidak dapat memenuhi kebutuhan yang lebih kompleks sehingga dikembangkanlah POS (Point of Sales). Point Of Sale sendiri merupakan bagian dari marketing dimana POS merupakan penghubung antara marketing dengan Account & Finance.
POS (Point of Sale) adalah program khusus yang dirancang untuk mempermudah transaksi penjualan yang dibutuhkan oleh pengusaha pertokoan dengan menggunakan sistem kasir yang tercatat. Software POS ini terdiri dari dua modul yaitu Modul Kasir dan Administrasi. Modul kasir hanya melayani penjualan. Sedangkan Modul Administrasi digunakan untuk berbagai macam transaksi pembelian dan invetarisasi semua transaksi. Cara Pengoperasian software ini cukup mudah dan dapat menyajikan data yang akurat dalam beberapa jenis laporan (stok, hutang, piutang, customer, supplier, penjualan, pembelian serta laporan keuangan dan lain-lain). Software ini juga mampu memberikan history transaksi secara detail dan sistematis berdasarkan nama kasir hingga ke jam dan jumlah transaksi.
Mengapa POS juga menjadi penting untuk pengusaha. Karena seiring dengan berkembangnya usaha, sistem kasir akan dijalankan bukan oleh pemilik, namun oleh karyawan. Karena itu pemilik wajib tahu apa yang dikerjakan oleh kasir, dan berapa uang yang didapatkan secara tepat. Para pengusaha retail lama mungkin telah terbiasa dengan mesin kasir elektronik atau disebut Cash Register. Cash Register adalah sistem kasir sederhana yang bisa mengetahui omzet hari ini. Mesin ini juga bisa mengetahui aktivitas uang masuk oleh masing-masing karyawan kasir, jika dipakai oleh lebih dari satu orang. Seiring dengan pesatnya perkembangan komputer, Cash Register mulai ditinggalkan dengan alasan sebagai berikut :
- Kapasitas penyimpanan terbatas
- Hanya dapat melakukan transaksi POS sederhana.
- Tidak dapat digunakan untuk kepentingan lainnya.
- Sistem POS terlalu sederhana. Kalaupun ada cash register yang mampu mendukung sistem stok (persediaan), harganya sangat mahal dibandingkan computer.
- Tidak dapat di upgrade. Misalnya tidak mendukung sistem Barcode. Kalaupun ada, harganya juga mahal.
- Biaya maintenance tinggi. Jika terjadi kerusakan modul, spare-part jarang tersedia dan harganya mahal.
Karena itu sekarang, sistem POS atau kasir telah digantikan oleh sistem komputer kasir. Walaupun tahap implementasi awal terlihat lebih rumit, namun fitur yang disediakan jauh melebihi cash register. Saat ini cash register hanya cocok dipakai untuk counter-counter sederhana yang tidak mempunyai terlalu banyak barang. Misalnya depot di food court, open space counter di mall, atau usaha retail dengan frekuensi penjualan yang rendah. Satu-satunya keunggulan cash register adalah bentuknya yang compact dan mudah dipindah-pindah.
Bagaimanakah cara kerja POS (Point Of Sale )
- Transaksi Dengan adanya perangkat lunak pembayaran dengan model Point of sale (POS) para pengusaha bisa memanfaatkan kartu debit atau kredit saat konsumen melakukan pembayaran langsung pada saat transaksi. Terminal POS secara elektronis terkoneksi ke bank milik si pengusaha/pemilik toko, yang pada gilirannya terkoneksi ke financial tracking system dunia. Fitur-fitur perangkat lunak Point of sale yang diperlukan dalam bisnis misalnya menampilkan transaksi dan menghitung pajak penjualan atau diskon. Perngkat lunak POS biasanya memiliki platform inventory-tracking yang bisa segera menghapus item dari inventori pada saat transaksi penjualan terjadi. Para pengusaha restoran/rumah makan bisa menggunakan program lainnya – misalnya aplikasi tracking tempat duduk tamu dan waiting list – yang diintegrasi dengan program aplikasi POS.
- Berbasis-Internet Sistem POS yang berbasis-Internet biasa digunakan pada bisnis yang memiliki multi lokasi. Si pemilik bisa mengakses total harian pendapatan dari semua lokasi dari satu lokasi remote, juga dia bisa mengetahui penjualan harian. Pewaralaba dan pebisnis yang memiliki kantor-kantor satelit juga bisa melacak penjualan dengan sitem POS yang terkoneksi. Sitem POS bisa dikembangkan agar bisa berinteraksi dengan sitem akunting yang sudah ada untuk melacak pengeluaran, payroll dan jam kerja staf, inventori dan pendapatan. Aplikasi yang dimiliki oleh perusahaan seperti Merchant OS bisa melakukan back-up data tiap malam, unduh katalog supplier, melacak inventori dan pembelian konsumen serta melakukan pengiriman email berisi penawaran-penawaran khusus.
- PerangkatKeras Counter-counter transaksi Point of sale harus bisa mencetak salinan struk pembelian untuk konsumen. Printer dot matrix dan printer thermal (yang memanfaatkan panas) tersedia untuk tujuan ini, namun printer thermal lebih mahal. Printer Thermal bisa mencetak lebih cepat, tidak berisik, dan lebih tahan lama karena lebih sedikit bagian-bagian yang perlu bergerak pada saat mencetak struk. Perusahaan yang memberi layanan pemrosesan kredit seharusnya menyediakan printer-printer ini. Cash drawer terkoneksi ke perangkat lunak POS dan biasanya diatur agar terbuka saat kasir mengakhiri proses transaksi. Cash drawer harus aman dan dibuka secara manual hanya oleh para manajer. Card reader juga terintegrasi dengan sistem POS agar konsumen bisa menggesekkan kartu kredit atau debit nya lalu memasukkan PIN. Card swipe reader umumnya dijual satu paket oleh bank penyedia jasa pemrosesan kredit. Sebagian besar perangkat keras POS juga menyertakan pemindai barcode agar kasir bisa secara elektronik menangkap harga item, yang secara otomatis dimasukkan ke program kendali transaksi dan inventori. Sebagian besar perangkat keras POS yang lain juga bisa dibeli secara terpisah sebagai peranti plug-and-play tambahan.
Berikut Bussiness Process Point Of Sale dari Hotel Flaminggo :
Tidak ada komentar:
Posting Komentar